OBJETIVO
El objetivo general de ANIMAL FACTOR S.A.S., siendo esta una sociedad comercial, con domicilio en la ciudad de Bogotá D.C., identificada con el NIT No. 830.067.716-4 en nuestra calidad de responsable de los datos personales nos permitimos manifestar la importancia de implementar esta política, con el fin de garantizar la reserva de la información y la seguridad sobre el tratamiento de datos personales que se les da a los clientes, proveedores, empleados y en general cualquier tercero de quien ANIMAL FACTOR S.A.S., ha obtenido legalmente información y datos personales conforme a los lineamientos establecidos en la ley. Así mismo implementar el trámite de actualización e información de los datos de los titulares, siempre previendo que todo el proceso sea conforme a los pasos indicados en la norma.
ANIMAL FACTOR S.A.S., ha diseñado la presente política de manejo de la información de carácter personal y bases de datos en la cual se describe y explica el tratamiento de la Información Personal a la que tiene acceso a través de nuestro sitio web , correo electrónico, información física (tirillas), mensajes de texto, mensaje de voz, App, llamadas telefónicas, cara a cara, medios físicos o electrónicos, actuales o que en el futuro se desarrollen como otras comunicaciones enviadas así como por intermedio de terceros que participan en nuestra relación comercial o legal con todos nuestros clientes, empleados, proveedores, accionistas, aliados estratégicos y vinculados.
CONSIDERACIONES
La Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 establecen los principios y reglas que debe implementar ANIMAL FACTOR S.A.S., con el fin de desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas de conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, con el fin de garantizar y mantenerse informado del uso que se le va dar a toda la información suministrada.
ANIMAL FACTOR S.A.S., con anterioridad y en vigencia de las normas anteriores, ha recopilado datos personales de sus clientes, proveedores y vinculados que la hacen objeto de dicha norma y por ende se obliga a garantizar el cumplimiento de los derechos de protección y custodia de los datos personales.
DEFINICIONES
ANIMAL FACTOR S.A.S., retoma las definiciones contempladas en la Ley y las da a conocer de la siguiente manera:
A QUIENES ES APLICABLE
La presente política es aplicable a todo el público en general, sean personas naturales o jurídicas que suministren sus datos personales a nuestra compañía y sean legalmente los titulares de la información y personas que suministren datos personales a nuestra base de datos por cualquier medio y que por lo tanto debe ser protegida bajo los términos legales.
Por lo tanto, las disposiciones de la presente política serán aplicables a los datos personales registrados en cualquiera de nuestras bases de datos que los haga susceptibles del tratamiento establecido en la ley.
RECOLECCIÓN Y MANEJO DE SUS DATOS PERSONALES
Dando prioridad a los derechos que poseen como titulares de sus datos personales, ANIMAL FACTOR S.A.S., quiere dejar establecido dentro de la política general que, en virtud de nuestra relación contractual, la única información que se va manejar será información pública, comercial, personal y privada de los clientes, proveedores y empleados, por ende, la información requerida por ANIMAL FACTOR S.A.S., a los clientes, proveedores y empleados será pública, comercial, personal y privada.
En ningún caso usted deberá consignar o suministrarnos de forma alguna información de otro tipo diferente a la pública, comercial, personal y privada, ni estará obligado a ello, por lo que ANIMAL FACTOR S.A.S., presume que lo que usted consigna en nuestros formatos o que usted nos suministre por cualquier vía, es información pública, comercial, personal y privada.
Con el fin de darle seguridad y dejando claro nuestro interés por respetar sus derechos constitucionales, a la información pública, comercial, personal y privada recolectada, se le dará tratamiento confidencial y solo será empleada para fines laborales, comerciales, promocionales, informativos, de mercadeo y ventas, y por ningún motivo se compartirá o difundirá dicha información de forma alguna, salvo a lo dispuesto en la Ley o que se cuente con la autorización previa de su titular.
El tratamiento que se le dará a toda la información recolectada y almacenada por ANIMAL FACTOR S.A.S para el desarrollo de su objeto social y de la relación contractual que lo vincula con el Titular de Datos Personales, en caso de existir, y en particular para:
ANIMAL FACTOR S.A.S., PODRA ENTREGAR INFORMACION SIN NECESIDAD DE CONTAR CON AUTORIZACIÓN DE LOS TITULARES DE LOS DATOS EN LOS SIGUIENTES CASOS
ANIMAL FACTOR S.A.S., no compartirá información con terceros con la finalidad de obtener lucro o beneficio alguno, toda vez que consideramos que la información pertenece a nuestros clientes, proveedores, empleados y solo dará a conocer información en los siguientes casos:
AUTORIZACIÓN A MANEJO DE DATOS
A efectos de llevar a cabo los fines anteriormente mencionados, ANIMAL FACTOR S.A.S., requiere de manera libre, previa, expresa y debidamente informada la autorización por parte de los titulares de los datos y para ello dispone de mecanismos idóneos garantizando para cada caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización. La misma podrá constar en cualquier medio: Formato para el diligenciamiento por medio de la página Web, línea de atención al cliente, Punto de atención, bien sea un documento físico, electrónico o en cualquier formato que garantice su posterior consulta a través de herramientas técnicas, tecnológicas y desarrollos de seguridad informática.
La autorización es una declaración que informa al titular de los datos la siguiente información:
Una vez obtenida esta información pública, privada, laboral y comercial etc, podremos recolectar, actualizar, usar, depurar, almacenar, cruzar, circular y analizar con información propia o de terceros, a través de cualquier medio y en forma directa o a través de encargados del tratamiento para realizar actividades de promoción, mercadeo y/o publicidad propia o de terceros, venta, facturación, gestión de cobranza, recaudo, programación, soporte técnico, inteligencia de mercados, mejoramiento del servicio, verificaciones y consultas, control, comportamiento, hábito y habilitación de medios de pago, prevención de fraude, así como cualquier otra relacionada con nuestros productos y servicios, actuales y futuros para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y de nuestro objeto social.
Por tal motivo y de conformidad con lo previsto en la ley se deja como autorización a manejo de datos la siguiente:
Autorizo de manera expresa, suficiente, voluntaria e informada a AANIMAL FACTOR S.A.S, identificada con el NIT. 830.067.716-4 para que utilice mis datos personales en las siguientes actividades: de manera laboral, enviar información de promoción de actividades comerciales, obsequios de cumpleaños, invitaciones, rifas, lanzamiento de productos, etc. Los datos personales serán incluidos en las bases de datos de propiedad de ANIMAL FACTOR S.A.S, y serán administrados, capturados, tratados, procesados, operados, verificados, transmitidos, transferidos y usados por ANIMAL FACTOR S.A.S responsable del tratamiento de la información, con domicilio en la Transversal 88C No. 81-25 Barrio Los Cerezos, Bogotá- Colombia, cuyo teléfono es (1) 4900071 y correo electrónico servicliente@animal-factor.com
Certifico que los datos personales suministrados por mí son veraces, completos, exactos, actualizados, reales y comprobables. Por tanto, cualquier error en la información suministrada será de mi única y exclusiva responsabilidad.
DERECHOS QUE TIENE USTED COMO TITULAR
Los titulares de los datos personales deben tener en cuenta que todos los procesos que conlleven un tratamiento de datos por cualquier área de la compañía, ya sea de clientes, proveedores, empleados y en general cualquier tercero con el que ANIMAL FACTOR S.A.S., sostenga o haya sostenido alguna relación laboral o comercial, y de esta manera conozcan los derechos que le asisten a ese titular de los datos, los cuales se enuncian a continuación:
Para ejercer esos derechos, el Titular puede contactarse al correo electrónico servicliente@animal-factor.com
FORMA DE PROCEDER RESPECTO A LAS CONSULTAS Y SOLICITUDES HECHAS POR LOS TITULARES DE LOS DATOS
Todo titular de datos personales tiene derecho a realizar consultas y elevar solicitudes a la compañía respecto al manejo y tratamiento dado a su información y este se hará de la siguiente manera:
PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE RECLAMOS O CONSULTAS: Toda solicitud, petición, queja o reclamo (PQR) que sea presentada a ANIMAL FACTOR S.A.S., por parte de cualquier titular o sus causahabientes respecto al manejo y tratamiento dado a su información será resuelta de conformidad con la ley regulatoria al derecho de habeas data y será tramitado bajo las siguientes reglas:
La petición o reclamo se formulará mediante correo electrónico escrito o mediante radicación de carta en nuestra sede principal ubicada en la Transversal 88C No. 81-25, Bogotá, Cundinamarca, dirigida a ANIMAL FACTOR S.A.S., esta solicitud debe contener lo siguiente:
En caso de no recibir manifestación expresa de la autorización para el uso de la información y datos personales según lo establecido en esta política, estos permanecerán en nuestra base de datos, no obstante, el titular podrá consultar, modificar, aclarar, corregir o solicitar su eliminación, en cualquier momento por los medios señalados en este documento. Los plazos y términos para dar respuesta a los reclamos y consultas, son:
En caso de requerir un tiempo adicional para dar respuesta, se informará al solicitante y se dará respuesta en un tiempo no mayor a cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
DEBERES QUE TIENE ANIMAL FACTOR S.A.S., RESPECTO A LOS TITULARES DE LOS DATOS
ANIMAL FACTOR S.A.S., sabe y reconoce que los datos personales son propiedad de los titulares, y que por ende únicamente tales personas podrán decidir sobre estos, en este orden de ideas hará uso exclusivo para aquellas finalidades, tal y como consta en la Ley:
Son deberes de los responsables del Tratamiento los establecidos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012:
FINALIDADES EN LA CAPTURA, USO Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Siendo ANIMAL FACTOR S.A.S., responsable del Tratamiento, se desarrollan políticas para efectuar el manejo de los datos personales, laborales y comerciales, nos cercioramos de que los Encargados del Tratamiento den cabal cumplimiento a las mismas, hacemos constar las políticas de Tratamiento de la información en medio físico o electrónico, en un lenguaje claro y sencillo que ponemos en conocimiento de los Titulares, y cualquier cambio sustancial en las políticas de Tratamiento será previa y oportunamente comunicado a los Titulares de los datos de una manera eficiente, Por tanto, ANIMAL FACTOR S.A.S., en el desarrollo de su objeto social y sus relaciones con terceros, entiéndase por estos clientes, empleados, proveedores, acreedores, aliados estratégicos, filiales, subordinadas entre otros, recopila constantemente datos para llevar a cabo diversas finalidades y usos dentro de los cuales se pueden enmarcar:
Estas actividades las podremos realizar a través de cualquier medio análogo y/o digital.
CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN
ANIMAL FACTOR S.A.S. mantendrá la Información del Cliente, proveedor o vinculado mientras mantengamos una relación de negocios, contractual u obligacional con los mismos o hasta que la información no sea necesaria para nuestros propósitos. Una vez ocurra cualquiera de estos hechos nos comprometemos a destruir la información independientemente del medio de conservación que se haya usado, y guardaremos constancia de la información que es destruida con el fin de atender cualquier requerimiento de autoridad respectiva o del titular de la información.
MEDIDAS DE SEGURIDAD.
ANIMAL FACTOR S.A.S., adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Dichas medidas responderán a los requerimientos mínimos hechos por la legislación vigente y periódicamente se evaluará su efectividad. Brindando seguridad y con el fin de dar cumplimiento de las políticas de manejo de datos, las áreas de sistemas, recursos humanos, auditoría y jurídica serán los encargados de la vigilancia y cumplimiento de las presentes políticas y garantizar que los procedimientos internos se lleven adecuadamente.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
ANIMAL FACTOR S.A.S. es el responsable del Tratamiento de la información y ha dispuesto para los Titulares la presente Política, que se encuentra publicada en la página www.animal-factor.com
ANIMAL FACTOR S.A.S. se encuentra domiciliado en la Transversal 88C No. 81-25, Bogotá, Cundinamarca. Correo electrónico: servicliente@animal-factor.com Teléfono: 4900071
FECHA DE VIGENCIA.
El presente Manual de Políticas y Procedimiento sobre el Tratamiento de Datos rige a partir del 15 de julio de 2016 y con duración indefinida.
Última actualización: junio de 2017.